Krok 1. Ustal, po co kupujesz monitoring
Ten sam produkt służy do trzech różnych celów. Dział marketingu chce mierzyć zasięg kampanii, dział sprzedaży szuka okazji, a zarząd chce wiedzieć wcześnie, gdy ktoś pisze o firmie źle. Pierwszy cel wymaga raportów i statystyk, drugi filtrów tematycznych, trzeci szybkiego alertu i gotowej reakcji.
Jeśli kupujesz ochronę reputacji, nie płać za rozbudowane wykresy zasięgu. Jeśli kupujesz analitykę kampanii, nie oczekuj, że narzędzie napisze oświadczenie. Zapisz jedno zdanie o celu i porównuj oferty tylko do niego.
Krok 2. Sprawdź źródła, na których Ci zależy
Dostawcy chętnie podają łączną liczbę źródeł, ale ważne są te, w których pojawia się Twoja branża. Dla sklepu to porównywarki, fora i grupy konsumenckie. Dla dewelopera lokalne portale i fora nabywców. Dla firmy usługowej media regionalne i branżowe.
Zapytaj wprost, czy prasa drukowana, radio i telewizja są w cenie, czy w droższym pakiecie. Zapytaj też, czy zamknięte grupy i prywatne profile są obserwowane. Uczciwa odpowiedź brzmi, że nie, bo dostępne są tylko treści publiczne.
Krok 3. Zobacz, jak wygląda alert
Różnica między narzędziem, które pomaga, a takim, które męczy, leży w alertach. Powiadomienie o każdej wzmiance po tygodniu zaczyna się ignorować. Powiadomienie o wątku, który przyspiesza, zostaje otwarte.
Poproś o przykładowy alert. Sprawdź, czy zawiera wątek zamiast pojedynczego linku, czy ocenia powagę i czy przychodzi tam, gdzie pracujesz: mail, komunikator, telefon. Zapytaj, czy poważne sytuacje przebijają się mimo ciszy nocnej.
Krok 4. Policz marki, frazy i użytkowników
Wyceny opierają się zwykle na trzech licznikach. Pierwszy to marki i nazwiska do obserwowania, drugi liczba fraz, trzeci liczba osób w panelu. Zrób listę swoich potrzeb przed rozmową: nazwa firmy w kilku zapisach, produkty, osoby z zarządu, frazy ryzyka i konkurenci.
Zapytaj, co się dzieje, gdy przekroczysz limit, i czy dodanie użytkownika kosztuje osobno. Najdroższe bywają oferty, które zaczynają się od niskiej ceny za jedną frazę, a rosną z każdym dodatkiem.
Krok 5. Zobacz, co dostajesz poza raportem
Klasyczny monitoring kończy się na liście publikacji. Co dalej, zależy od Ciebie: kto ocenia powagę, kto pisze oświadczenie, kto dzwoni do prawnika. Jeśli masz dział komunikacji, to wystarczy. Jeśli nie masz, potrzebujesz narzędzia, które prowadzi dalej.
W Sytuacji do alertu dołączony jest plan na pierwszą godzinę, podzielony na 15, 30 i 60 minut, oraz szkic oświadczenia do poprawienia. To inny typ produktu niż archiwum publikacji i warto go porównywać osobno.
Krok 6. Przeczytaj warunki umowy
Trzy pytania oszczędzają najwięcej kłopotów. Jaki jest okres wypowiedzenia i czy umowa przedłuża się automatycznie. Czy cena z oferty zawiera wszystkie marki i frazy. Czy dostawca podpisuje umowę powierzenia przetwarzania danych, jeśli firma tego wymaga.
Sprawdź, czy płatność roczna jest opcją, a nie obowiązkiem. W Sytuacji płatność roczna obniża cenę miesięczną o połowę, ale możesz też płacić miesięcznie i zrezygnować, kiedy chcesz.
Krok 7. Policz koszt całkowity
Porównuj ceny netto z VAT i w tym samym okresie. Dodaj koszt czasu osoby, która będzie obsługiwać alerty, oraz dopłaty za dodatki. Konkretny przykład znajdziesz w artykule o cenniku monitoringu mediów.
Z naszej strony cennik jest jawny: Start 590 zł netto miesięcznie, Firma 1490 zł netto, Enterprise od 4900 zł netto. Przy dużych ryzykach warto też sprawdzić, jakie zdarzenia obejmuje ubezpieczenie firmy przez brokera, bo monitoring i polisa uzupełniają się, a nie zastępują.
Jak porównać oferty w tabeli
Zrób prostą tabelę z tymi samymi wierszami dla każdego dostawcy. Poniżej szkielet, który możesz przenieść do arkusza.
- cel: ochrona reputacji, analityka kampanii czy wsparcie sprzedaży
- źródła: portale, prasa, radio i telewizja, media społecznościowe, fora
- alert: wątek czy pojedyncza wzmianka, kanały, ocena powagi
- limity: marki, frazy, użytkownicy, cena za dodatkowe
- po alercie: plan reakcji, szkic oświadczenia, dziennik zdarzeń
- umowa: wypowiedzenie, odnowienie, powierzenie danych
- koszt: netto miesięcznie i rocznie, dopłaty
Jak zacząć bez ryzyka
Zacznij od dema na stronie głównej: opisujesz sytuację i dostajesz przykładowy plan na pierwszą godzinę, bez konta. Jeśli wygląda użytecznie, ustaw markę i frazy w panelu i sprawdź alerty przez pierwsze dni. Decyzję o planie rocznym zostaw na moment, kiedy zobaczysz, że alerty są trafne.
Najczęstsze pytania
Jak wybrać monitoring mediów dla firmy?
Ustal cel zakupu, a potem porównaj źródła, jakość alertów, limity marek i fraz, to, co dostajesz po alercie, warunki umowy i koszt całkowity netto. Poproś o przykładowy alert i sprawdź, czy ostrzega o wątku, który przyspiesza, a nie o każdej wzmiance.
Na co zwrócić uwagę przy zakupie monitoringu mediów?
Na zakres źródeł ważnych dla Twojej branży, sposób alertowania, limity fraz i użytkowników, okres wypowiedzenia i automatyczne odnowienie oraz to, czy cena zawiera wszystkie marki. Sprawdź też, czy dostawca podpisze umowę powierzenia danych.
Ile kosztuje dobry monitoring mediów?
Ceny zaczynają się od kilkuset złotych netto miesięcznie, a rosną z liczbą fraz, źródeł i użytkowników. W Sytuacji plan Start kosztuje 590 zł netto miesięcznie, plan Firma 1490 zł netto, a plan Enterprise zaczyna się od 4900 zł netto.
Czy monitoring mediów obejmuje media społecznościowe?
Obejmuje publicznie dostępne wzmianki. Zamknięte grupy i prywatne profile nie są dostępne i nie są obserwowane, niezależnie od dostawcy. Zapytaj, które serwisy są w zakresie, zanim podpiszesz umowę.